1. THỰC TRẠNG VÀ RỦI RO MÀ DOANH NGHIỆP PHẢI ĐỐI MẶT

Các doanh nghiệp trên toàn thế giới, bất kể quy mô hay ngành nghề, đều bị hạn chế bởi những thách thức trong kinh doanh. Tuy nhiên, những trở ngại này thường lớn hơn đối với các doanh nghiệp vốn phụ thuộc rất nhiều vào các quy trình thủ tục truyền thống. Một số thách thức lớn nhất mà các doanh nghiệp phải đối mặt bao gồm:

- Nhập liệu bằng thủ công từ các nguồn dữ liệu khác nhau: Các doanh nghiệp thường xuyên xử lý các định dạng dữ liệu hỗn hợp, bao gồm nhiều tệp giấy và tài liệu điện tử. Và để xử lý yêu cầu cho khách hàng, nhân viên phải tự nhập thông tin từ các nguồn dữ liệu khác vào cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp. Quá trình này tốn nhiều thời gian và tốn kém. Hơn nữa, thao tác thủ công này rất dễ sai sót và không nhất quán, có thể dẫn đến những sai lệch đáng kể trong hồ sơ của doanh nghiệp.

- Các ứng dụng kế thừa và các hệ thống khác nhau: Nhiều doanh nghiệp vẫn dựa vào các hệ thống kế thừa hoặc nhiều hệ thống, ứng dụng và phần mềm khác nhau để quản lý các chức năng kinh doanh của họ. Khi triển khai các giải pháp phần mềm mới, chẳng hạn như ERP hoặc BPM (quản lý quy trình nghiệp vụ), nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với những thách thức trong việc tích hợp với các thiết lập CNTT hiện có. Kết quả là việc tích hợp các phần mềm mới có thể liên quan đến việc thay thế một phần hoặc toàn bộ thiết lập hiện tại cùng với yêu cầu đầu tư đáng kể về thời gian, chi phí và nhân lực.
Do những thách thức này, nhiều doanh nghiệp bị tụt hậu với các hệ thống cũ vốn không có khả năng hỗ trợ cần thiết cho sự tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp.

- Duy trì quy định và tuân thủ: Tất cả các doanh nghiệp phải tuân thủ một loạt các quy định, tiêu chuẩn, bao gồm luật thuế và các quy tắc bảo mật. Cập nhật hoặc cải tiến các quy định này thường xuyên diễn ra, dẫn đến các quy trình kinh doanh bị ảnh hưởng hoặc cần phải được thiết lập lại để phản ánh những thay đổi này. Mặc dù các quy định nhằm bảo vệ hoạt động kinh doanh, nhân viên và khách hàng nhưng những khó khăn do việc tuân thủ hay không tuân thủ của doanh nghiệp có thể gây ra những hậu quả về tài chính và hoạt động. 

2. GIẢI PHÁP TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH BẰNG ROBOT (RPA)

2.1. RPA là gì? (Robotic Process Automation, tạm dịch tự động hóa quy trình bằng Robot) Là hình thức tự động hóa quy trình kinh doanh bằng phần mềm Robotic nhằm ghi nhận và mô phỏng tự động thực hiện các tác vụ trên các ứng dụng để thao tác xử lý dữ liệu, kích hoạt phản hồi,… và giao tiếp với các hệ thống số hóa khác. Robot được thiết kế để tự động hóa, tối ưu hóa giải quyết chính xác các công việc lặp đi lặp lại. Với công nghệ “bắt chước” con người, Robot được trang bị khả năng tìm kiếm thông tin, xử lý dữ liệu, giao tiếp với các hệ thống và thực hiện các thao tác chính xác, nhanh chóng, hiệu quả và thống nhất. Robot được kết nối đa hệ thống, đa nền tảng đã được số hóa và thực hiện nhịp nhàng giữa các hệ thống theo các quy tắc do con người quy định. Robot làm việc giống con người mà không cần có sự can thiệp của con người.


2.2. RPA có thể giải quyết những gì?
Ứng dụng thành công, RPA có thể giúp làm giảm một số trở ngại trong kinh doanh mà các doanh nghiệp phải đối mặt. RPA “có thể giải phóng khoảng từ 20% đến 30% nhân  lực ở cấp độ doanh nghiệp đồng thời giảm thiểu rủi ro hoạt động và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.” Bằng cách:
- Đơn giản hóa xử lý yêu cầu: Thông thường, xử lý yêu cầu là bước dễ sai sót và tốn nhiều thời gian, đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư nhiều nhân lực. Thay thế việc xử lý các yêu cầu theo cách thủ công, RPA có thể giảm thiểu thời gian dành cho các quy trình lặp đi lặp và giảm bớt các lỗi do con người hoặc loại trừ. Điều này có nghĩa yêu cầu có thể được xử lý theo cách hiệu quả hơn, chính xác hơn.
- Khả năng mở rộng dễ dàng: Bởi số lượng các robot phần mềm RPA đang hoạt động có thể tăng hoặc giảm chỉ trong vài giây, khả năng mở rộng rất dễ đạt được với RPA. Các robot phần mềm có thể được tăng hoặc giảm trong những khoảng thời gian nhất định trong ngày hoặc trong năm, khi có một số lượng lớn yêu cầu cần được xử lý. Ngoài việc gia hạn tạm thời các robot phần mềm RPA trong thời gian ngắn khi cần, doanh nghiệp có thể tăng số robot hoạt động thường xuyên trong dài hạn để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng.
- Khả năng tương thích không gây ảnh hưởng: Nhiều nhà cung cấp dịch vụ vẫn dựa vào các hệ thống kế thừa hoặc các chương trình khác nhau, vì vậy bản chất không gây ảnh hưởng của RPA là một giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn dễ dàng sắp xếp các quy trình kinh doanh của mình. RPA bắt chước phím bấm và chuột, tương tác với lớp trình bày của các chương trình và ứng dụng máy tính. Do đó, RPA có thể được thực hiện bổ sung cho các chương trình hiện có, mà không cần các nhà cung cấp dịch vụ thay thế thiết lập CNTT hiện tại của họ. RPA cũng có thể được thực hiện với sự hỗ trợ ít nhất từ đội ngũ nhân viên CNTT của doanh nghiệp bởi vì không đòi hỏi người dùng phải có kiến thức lập trình.
- Cải thiện việc tuân thủ quy định: Tuân thủ quy định là một yếu tố quan trọng của thành công của các doanh nghiệp. RPA đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và các robot phần mềm duy trì việc ghi log các thao tác. Do đó, việc tuân thủ các quy định có thể được theo dõi liên tục thông qua các kịch bản đánh giá nội bộ. Điều này cho phép doanh nghiệp luôn giám sát được sự tuân thủ các quy định đồng thời chuẩn bị tốt cho việc kiểm toán độc lập.

RPA đặc biệt phù hợp khi áp dụng cho các quy trình mang những đặc tính sau: